Διαχείριση κατάστασης αντιτύπων, Απόσυρση και Απογραφή υλικού

Το σημερινό άρθρο είναι αναδημοσίευση (αλλά επικαιροποιημένη και συμπληρωμένη) από το παλαιότερο “Τι γίνεται με τα απολεσθέντα τεκμήρια;” που είχε γραφεί στο πλαίσιο του έργου “Συλλογικός Κατάλογος Δημοσίων Βιβλιοθηκών”, και αφορά κυρίως χρήστες του προγράμματος ΑΒΕΚΤ 5.Χ, που πολλές φορές αναρωτιούνται τί κάνουν σε τέτοιες περιπτώσεις ή τί προϋποθέσεις πρέπει να υπάρχουν για  αυτοματοποιημένη απογραφή του υλικού κλπ.

Ελπίζω να βοηθήσει το άρθρο ή να προκαλέσει συζήτηση και ανταλλαγή εμπειριών μεταξύ συναδέλφων. Μάλιστα στο τέλος της ανάρτησης έχω προσθέσει και βίντεο για το υποσύστημα Διαχείρισης Κατάστασης Αντιτύπων, που δημιουργήθηκε μετά άπό πρόταση συναδέλφων.

Ένα πρόβλημα που αντιμετωπίζουμε συχνά στις βιβλιοθήκες είναι η απώλεια ή καταστροφή ή ανάγκη απόσυρσης... κλπ. αντιτύπων που ουσιαστικά καθιστά κάποιες βιβλιογραφικές εγγραφές εκτός συλλογής.

Συνήθεις πρακτικές (όχι απαραίτητα ορθές) που ακολουθούνται από τους καταλογογράφους: δεν αντικαθιστούν το απολεσθέν τεκμήριο, δεν ενημερώνουν το βιβλίο εισαγωγής, δεν ενημερώνουν τα υποσυστήματα του ΑΒΕΚΤ "Κατάσταση Αντιτύπων" και "Κατάλογος" αντικαθιστούν το απολεσθέν τεκμήριο με άλλο ή ίδιο τεκμήριο, δίνοντας τον ΙΔΙΟ αριθμό εισαγωγής αντικαθιστούν το απολεσθέν τεκμήριο με άλλο ή ίδιο τεκμήριο, δίνοντας ΝΕΟ αριθμό εισαγωγής

Στην πρώτη περίπτωση (δεν αντικαθιστούν το απολεσθέν τεκμήριο, δεν ενημερώνουν το βιβλίο εισαγωγής, δεν ενημερώνουν τα υποσυστήματα του ΑΒΕΚΤ "Κατάσταση Αντιτύπων" και "Κατάλογος") είναι πασιφανές ότι δε μπορούμε να έχουμε ούτε στατιστικά στοιχεία, ούτε δυνατότητα ορθής διαχείρισης της βάσης μας και απογραφής του υλικού μας, αλλά επίσης, έχουμε και παρουσίαση λανθασμένων πληροφοριών όταν ένα αντίτυπο φαίνεται διαθέσιμο στη βάση μας, αλλά δεν υπάρχει στη βιβλιοθήκη μας.

Στη δεύτερη περίπτωση (αντικαθιστούν το απολεσθέν τεκμήριο με άλλο ή ίδιο τεκμήριο, δίνοντας τον ΙΔΙΟ αριθμό εισαγωγής) όταν δίνουμε τον αριθμό εισαγωγής απολεσθέντος αντιτύπου σε άλλο αντίτυπο προς αναπλήρωσή του: δε θα μπορούμε να έχουμε ποτέ σαφή γνώση των αντιτύπων (τώρα διαθεσίμων ή μη) που είχε εξαρχής η συλλογή τής βιβλιοθήκης μας, ενώ σε ενδεχόμενη απογραφή θα είναι αμφισβητούμενο το αποτέλεσμα όταν ο τίτλος του τεκμηρίου είναι διαφορετικός, δημιουργούνται ΤΕΡΑΣΤΙΕΣ και πολλές φορές ολέθριες συνέπειες στις ανταλλαγές δεδομένων, κυρίως με συστήματα (όπως το ΑΒΕΚΤ) που χρησιμοποιούν ως στοιχεία ταύτισης εγγραφών τους αριθμούς εισαγωγής (911_$a_$b). Φανταστείτε βιβλιογραφική εγγραφή που έχει ήδη εισαχθεί σε Συλλογικό Κατάλογο με το συγκεκριμένο αριθμό εισαγωγής, τί θα εμφανίζει όταν γίνει η αυτόματη αντιστοίχιση των εγγραφών του με το status των εγγραφών του καταλόγου της βιβλιοθήκης-πηγής με αντιστοίχιση-απόδοση σε άλλο τεκμήριο αντί του αρχικού!

Στην τρίτη περίπτωση (την οποία και προτείνουμε) κάθε αντίτυπο (απολεσθέν ή μη) να έχει μοναδικό αριθμό εισαγωγής, έτσι δε δημιουργούνται προβλήματα στις ανταλλαγές, ενώ στην περίπτωση απώλειας, γίνεται ενημέρωση μη διαθεσιμότητας στο υποσύστημα "Κατάσταση Αντιτύπων" (inventory.exe – θα το βρείτε στο φάκελο C:\Program Files\Ekt\ABEKT56 – αν θέλετε δημιουργείτε συντόμευση που τη μεταφέρετε στο default φάκελο ή άλλο που είναι και οι άλλες συντομεύσεις για τα υποσυστήματα του ΑΒΕΚΤ π.χ. C:\Documents and Settings\katerina\Start Menu\Programs\ABEKT 5.6) υπάρχει η δυνατότητα ανά πάσα στιγμή γνώσης περί διαθεσίμων ή μη αντιτύπων της συλλογής μας (μας βοηθάει στην αντικατάστασή τους με παραγγελία νέων ίδιων τίτλων, για ενημέρωση κλπ.) μέσα από το “Σύνοψη κατάστασης Αντιτύπων” και “Αναφορές” του υποσυστήματος "Κατάσταση Αντιτύπων" π.χ.

Στο υποσύστημα "Κατάλογος" θα είναι σαφές ότι το απολεσθέν αντίτυπο δεν είναι στη συλλογή (αφού "γκριζάρει" τα 911a &b), αλλά κάλλιστα  θα μπορούσε να θεωρηθεί “χρεωμένο” ή “κρατημένο” και όχι “Μη διαθέσιμο” λόγω απώλειας. Οπότε για σαφή διάκριση των υποπεριπτώσεων μη διαθεσίμων συνιστούμε να προστίθεται στο 911$l-Γενικές Σημειώσεις σχετική πληροφορία π.χ. "Εκτός Συλλογής" ή "Απολέσθη" ή Κατεστράφη" ή.... π.χ.

Αντίστοιχα θα φαίνεται στο υποσύστημα "Αναζήτηση-Ανάκτηση" (ektopac.exe),

αλλά και στις Online αναζητήσεις (ο απλός χρήστης μιας βιβλιοθήκης δε μπορεί να γνωρίζει τί ακριβώς σημαίνει μη διαθέσιμο και κάλλιστα θα μπορούσε να το ζητήσει ή να το παραγγείλει) Με την παραπάνω πρακτική αποφεύγεται η άσκοπη αναζήτηση του βιβλίου στα ράφια ή πιθανού λάθους στην πράξη δανεισμού, ενώ διευκολύνει την απογραφή.

Χρειάζεται εξίσου ΠΡΟΣΟΧΗ και στο ΤΜΗΜΑ Ή ΣΥΛΛΟΓΗ (911$b) του πεδίου 911, γιατί ΚΑΙ αυτό είναι στοιχείο ταύτισης εγγραφών στο ΑΒΕΚΤ! Ιδιαίτερα, πρέπει να δοθεί προσοχή στις συλλογές που έχουν οπτικά ίδια σύμβολα στην ελληνική και λατινική γραφή! Σε πολλές εγγραφές της ίδιας βιβλιοθήκης που είχαν σταλεί στο ΣΚΔΒ είχαν αυτό το πρόβλημα, π.χ. ΑΝ (στα ελληνικά και τα δύο), ΑN (το ένα ελληνικό, το άλλο αγγλικό), AN (και τα δύο λατινικά). Πρώτα απ' όλα θα υπάρχει πρόβλημα με το δανεισμό, ενώ σε περίπτωση που υπάρχει μεταγενέστερη διόρθωση θα υπάρχει πρόβλημα και με το δανεισμό (αν έχουν εκτυπωθεί ήδη barcodes), αλλά και με τις ανταλλαγές δεδομένων και το δφιαδανεισμό.

Πρτοτείνουμε, λοιπόν: Να δίνετε σε κάθε νέο τεκμήριο (αγορά, αντικατάσταση κλπ.) ΝΕΟ αριθμό εισαγωγής. ΚΑΘΕ ΑΡΙΘΜΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΝΑ ΑΝΤΙΣΤΟΙΧΕΙ ΣΕ ΕΝΑ ΚΑΙ ΜΟΝΑΔΙΚΟ ΤΕΚΜΗΡΙΟ. Να ενημερώνετε και στο Βιβλίο Εισαγωγής, αλλά και στην ηλεκτρονική εγγραφή (στον Κατάλογο) την απώλεια ή απόσυρση του αντιτύπου  Μην αλλάζετε τον ΑΡΙΘΜΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ (911a) και το ΤΜΗΜΑ Ή ΣΥΛΛΟΓΗ (911b), τουλάχιστον σε εκείνες τις εγγραφές που έχετε στείλει για αναταλλαγή (π.χ. για εισαγωγή τους σε Συλλογικό Κατάλογο). Αν πρέπει να γίνει οπωσδήποτε μια τέτοια αλλαγή, θα πρέπει να ενημερώσετε τον αποδέκτη των εγγραφών αυτών. Αποφύγετε να γράφετε, πάνω σε μια ήδη υπάρχουσα εγγραφή ενός τεκμηρίου στο σύστημα, στοιχεία άλλου τεκμηρίου. Το πεδίο 001(=Ταυτότητα Εγγραφής) είναι και αυτό στοιχείο ταύτισης εγγραφών για πολλά συστήματα αυτοματοποίησης.

Σας συνιστώ το βίντεο να το δείτε καλύτερα σε full screen mode και να είναι ενεργοποιημένα τα σχόλια (περιέχουν χρήσιμες πληροφορίες)